Moderne Tools, die Echtzeitdaten verarbeiten, oder gebrauchsfertige Dashboards können Besprechungen sehr effektiv machen und Probleme mit dem Zeitmanagement vermeiden. Es ist wichtig, dass Besprechungen gut geplant werden, damit keine wertvolle Arbeitszeit verloren geht, die für die Produktion genutzt werden kann. Der Einsatz dieser Tools verbessert den Informationstransfer und verkürzt die Zeit, die für die Vorbereitung einer Besprechung benötigt wird.
Ursachen für ineffiziente Betriebsversammlungen
Es gibt viele Gründe, warum Betriebsversammlungen ineffektiv sind, die über das Fehlen moderner Instrumente hinausgehen. Was genau kann einen Einfluss haben?
- Daten, die verspätet, ungenau, unvollständig oder nicht vorhanden sind - Das Fehlen eines Systems, das Echtzeitdaten direkt aus der Produktion liefert, bedeutet, dass Daten aus früheren oder kürzlich abgeschlossenen Schichten nicht einfach analysiert und für Verbesserungen oder Kommentare in der nahen Zukunft ausgewertet werden können. Dies erschwert die Umsetzung legitimer Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsabläufe an der Produktionslinie.
- Keine festgelegte Tagesordnung und Zeit für die Sitzung - Lange Zeit, die für unproduktive und themenfremde Diskussionen aufgewendet wird, kann leicht vermieden werden, wenn alle Mitarbeiter detaillierte Informationen über die Themen erhalten, die in der vorgesehenen Zeit diskutiert werden sollen.
- Fehlen von aggregierten Notizen und Schlussfolgerungen - Es ist leicht, den Verlauf vergangener Sitzungen oder das, was zuvor vereinbart oder vorgeschlagen wurde, zu vergessen. Dies lässt sich leicht beheben, indem man digitale Notizen anfertigt, die dann niedergeschrieben und von allen Beteiligten eingesehen werden können.
- Die Vorbereitungen nehmen oft mehr Zeit in Anspruch als ein echtes Treffen - So kann beispielsweise die Erfassung der Produktionsdaten der Teilnehmer besonders zeitaufwändig sein. Dies kann vermieden werden, indem man im Voraus plant und Aufgaben nach Bedarf delegiert, um sicherzustellen, dass sich die Arbeiter in der Werkstatt auf die anstehende Arbeit konzentrieren können. MES ist ein besonders effizientes Instrument zur automatischen Erfassung von Echtzeitdaten, die dann verarbeitet werden.
- Hilfsmittel wie Whiteboards können sich als zeitraubend und veraltet erweisen. Auch wenn der anfängliche Aufwand hoch sein mag, machen gebrauchsfertige Dashboards die Sitzungen agiler und erleichtern die Vorbereitung.
Interaktive Sitzungen - wie kann man das Engagement in täglichen Sitzungen erhöhen?
Digitalisierte Meetings oder interaktive Meetings, wie sie bei Accevo genannt werden, sind der Schlüssel, um tägliche Meetings effizienter und attraktiver für die Teilnehmer zu gestalten. Die Möglichkeit, Daten über Verbesserungen oder potenzielle Probleme in Echtzeit zu sehen, ist für die Mitarbeiter ermutigend und ermöglicht es ihnen zu erkennen, warum und wo Änderungen erforderlich sind oder wo Dinge gut funktionieren. Wenn Meetings mit 65-Zoll-Touchscreens organisiert werden, erhöht dies die Sichtbarkeit und Klarheit der Daten. Die Mitarbeiter sind dann in der Lage, die Daten aufzunehmen und leichter zu verarbeiten, was bedeutet, dass Änderungen wahrscheinlich schnell umgesetzt werden, was wiederum die Arbeitsabläufe verbessert.
Die Aufbereitung von Produktionsdaten kann besonders zeitaufwändig sein. Aggregierte Echtzeitdaten können mit wenigen Klicks angezeigt werden, so dass weniger Zeit für die Aufbereitung verschwendet wird. Dies gilt auch für gebrauchsfertige Vorlagen, die im Voraus für Tageszeitungen oder Schichtwechsel vorbereitet wurden und die Ihre Produktivität steigern, da sie sich auf die wichtigsten Daten konzentrieren. Zur Erleichterung dieser Aufgaben können Drag-and-Drop-Tools zur Vorbereitung von Vorlagen verwendet werden. Eine genaue Tagesordnung mit Zeitangabe hilft außerdem, den Zeitrahmen der Besprechung einzuhalten. Es ist auch nützlich, den Teilnehmern eine Kopie der Tagesordnung zur Verfügung zu stellen, damit sie wissen, welche Themen besprochen werden und wann sie Fragen stellen können.
Nüchterne Daten und Zahlen beeinträchtigen die Rezeption von Präsentationen und sind nicht leicht verdaulich. Um das Verständnis für die vorgestellten Themen und die täglichen Herausforderungen der Mitarbeiter zu vertiefen, lohnt es sich, Datenvisualisierungen in Form von Fotos, Aufzeichnungen und leicht lesbaren Diagrammen einzusetzen. Auf diese Weise lassen sich Änderungen und Verbesserungen effizienter einführen. Durch die Einführung interaktiver Formen von Besprechungen, die durch die digitale Bereitstellung von Informationen interessanter gestaltet werden, wird außerdem der Papierkram reduziert.
Die Möglichkeit, mit dem Bildschirm zu interagieren, wirkt sich auf die Dynamik der Besprechung aus und ermöglicht es, spontan Änderungen vorzunehmen. Durch die Verwendung von Bildschirmen mit einer Touch-Oberfläche, wie sie in Accevo verwendet wird, können Daten und Notizen direkt aufgezeichnet, zusammengefasst, gespeichert und nach jeder Sitzung an die Teilnehmer gesendet werden. Das bedeutet, dass man bei Bedarf auf sie zurückgreifen kann und sie sogar als Referenz dienen können, so dass kein separates Referenzmaterial mehr erstellt werden muss.
Vorteile der Durchführung interaktiver Meetings
Wie Sie sehen, gibt es eine ganze Reihe von Vorteilen, wenn Sie Ihre Betriebsversammlungen durch die Einführung digitaler Werkzeuge effizienter gestalten. Der wichtigste Faktor, der durch digitale Werkzeuge beeinflusst wird, ist die Verringerung der Zeitverschwendung bei Unternehmensbesprechungen. Es wird geschätzt, dass Elemente wie gebrauchsfertige Dashboards dazu beitragen können, bis zu 85% der Gesamtzeit einzusparen, die zuvor für die Vorbereitung von Besprechungen aufgewendet wurde. Dies bedeutet, dass diese Zeit für andere, dringendere Bereiche verwendet werden kann, z. B. für die Verbesserung des Fertigungsprozesses selbst.
Darüber hinaus wird davon ausgegangen, dass digitale Werkzeuge die Zeiten für die Schichtübergabe um bis zu 50% reduzieren. Dies verbessert nicht nur die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter, sondern sorgt auch dafür, dass es nur zu minimalen Verzögerungen in der Produktion kommt. In vielen Fällen wird die persönliche Übergabe überflüssig, und die Bediener sind in der Lage, alle Probleme oder Änderungen, die sie beachten müssen, einfach auf digitalem Wege zu kommunizieren.
Unsere Erfahrung zeigt auch, dass der Einsatz digitaler Tools oft das Engagement in Besprechungen steigert, unabhängig davon, wie häufig sie durchgeführt werden. Ein höheres Engagement der Mitarbeiter bei Besprechungen stellt sicher, dass Probleme schnell und effizient geäußert und gelöst werden, und verhindert, dass sich Probleme mit der Zeit aufstauen.
Und nicht zuletzt wissen wir bei Accevo, dass der Einsatz digitaler Tools für Besprechungen eine bessere abteilungsübergreifende Kommunikation ermöglicht, ohne dass alle Beteiligten physisch anwesend sein müssen. Denn der Einsatz digitaler Werkzeuge bedeutet, dass die verwendeten Materialien und die besprochenen Themen durch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten leicht mit anderen Abteilungen geteilt werden können.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die digitalen Tools von Accevo dazu beitragen können, Ihre Sitzungen effizienter zu gestalten, kontaktieren Sie uns.
