Zarządzanie kompetencjami w zakresie produkcji to proces definiowania, rejestrowania i weryfikowania umiejętności, kwalifikacji oraz szkoleń niezbędnych do bezpiecznego i prawidłowego wykonywania pracy. Łączy on kompetencje pracowników z rolami produkcyjnymi, stanowiskami, procesami i zadaniami.
System zarządzania kompetencjami pomaga organizacji odpowiedzieć na pytanie operacyjne: czy dana osoba posiada aktualne kompetencje wymagane do wykonania tego zadania, na tym stanowisku i w tym momencie?
Czym jest macierz umiejętności produkcyjnych?
Macierz kompetencji przedstawia powiązania między osobami lub stanowiskami a wymaganymi umiejętnościami i poziomami biegłości. Pozwala ona określić, czy dana osoba jest przeszkolona, posiada odpowiednie kwalifikacje, znajduje się pod nadzorem, czy jej uprawnienia wygasły, czy też wciąż rozwija daną kompetencję. Macierz może obejmować obsługę maszyn, kontrolę jakości, ustawianie maszyn, wsparcie w zakresie konserwacji, procedury bezpieczeństwa, kontrole jakości lub czynności podlegające regulacjom.
Jak działa zarządzanie kompetencjami?
- określić strukturę zakładu, role i obszary pracy;
- określić umiejętności i poziomy kwalifikacji dla każdego zadania;
- rejestrować szkolenia, oceny, certyfikaty i daty ważności;
- powiązać wymagania z pracownikami, zespołami, stanowiskami lub działaniami;
- sprawdzić, czy spełnione są warunki, przed rozpoczęciem realizacji lub w jej trakcie; oraz
- zgłaszać braki, przedłużenia oraz dowody z audytu.
W zintegrowanym procesie produkcyjnym kontrola kwalifikacji może odbywać się w miejscu przydzielania lub wykonywania zadania. Jeśli brakuje wymaganych kwalifikacji lub ich ważność wygasła, system może zablokować przydzielenie zadania, wymagać nadzoru lub przekazać sprawę do odpowiedniego kierownika.
Zarządzanie kompetencjami a system LMS lub system kadrowy
System kadrowy przechowuje informacje dotyczące pracowników i organizacji. System zarządzania nauczaniem (LMS) służy do zarządzania kursami, treściami szkoleniowymi oraz danymi dotyczącymi ukończenia szkoleń. Zarządzanie kompetencjami produkcyjnymi uwzględnia kontekst operacyjny: jakie kompetencje są wymagane na danym stanowisku, w danym miejscu pracy, w ramach danego procesu lub czynności podlegającej regulacjom oraz czy dana osoba posiada obecnie uprawnienia do jej wykonywania.
Dlaczego zarządzanie kompetencjami ma znaczenie?
- zmniejsza ryzyko powierzenia pracy osobie nieposiadającej wymaganych kwalifikacji;
- uwidacznia luki w szkoleniach i odnawianiu certyfikatów;
- wspiera podejmowanie decyzji dotyczących zatrudnienia i szkoleń przekrojowych;
- zapewnia bardziej przejrzystą dokumentację na potrzeby audytów i spełnienia wymagań klientów; oraz
- łączy potencjał kadry z realizacją produkcji.
Dane dotyczące umiejętności wymagają wyznaczenia konkretnych osób odpowiedzialnych oraz regularnych aktualizacji. Matryca, która ulega zmianom jedynie podczas corocznego przeglądu, może nie uwzględniać tymczasowych ograniczeń, zmian w procedurach, nowego sprzętu lub wygasłych certyfikatów.
Przykład: sprawdzanie uprawnień na stanowisku produkcyjnym
Operator loguje się na stanowisku przypisanym do danego produktu i procesu. System sprawdza wymagane kwalifikacje, wersje szkoleń oraz daty ich ważności. Jeśli operator posiada odpowiednie kwalifikacje, można przystąpić do realizacji instrukcji roboczej. W przeciwnym razie system może wskazać brakujące elementy i polecić przełożonemu wyznaczenie wykwalifikowanej osoby lub zapewnienie nadzoru kontrolowanego.
Kiedy producent powinien rozważyć wdrożenie systemu zarządzania kompetencjami?
Warto rozważyć wdrożenie systemu zarządzania kompetencjami, gdy zakłady opierają się na arkuszach kalkulacyjnych, trudno jest odnaleźć dokumentację potwierdzającą kwalifikacje, wygaśnięcie szkoleń stwarza ryzyko lub decyzje kadrowe nie odzwierciedlają potrzeb zakładu. Należy zacząć od stanowisk, na których brak kwalifikacji miałby największy wpływ na bezpieczeństwo, jakość lub zgodność z przepisami.
Ogólne informacje na temat kontroli kwalifikacji związanych z realizacją produkcji można znaleźć w Zarządzanie kompetencjami produkcyjnymi w firmie Accevo.