Istruzioni di lavoro elettroniche sono istruzioni digitali e guidate che accompagnano una persona nello svolgimento di un’attività. L’acronimo eSOP spesso indica una procedura operativa standard elettronica, ma la terminologia varia: alcune organizzazioni utilizzano l'acronimo eSOP per indicare una SOP digitalizzata, mentre altre usano l'espressione “istruzioni di lavoro elettroniche” per indicare una guida dettagliata, passo dopo passo, a livello di attività.
Come funzionano le istruzioni di lavoro elettroniche?
Le istruzioni possono essere visualizzate su una postazione di lavoro, un tablet o un terminale di produzione. Possono presentare fasi approvate, diagrammi, criteri di accettazione, avvertenze e controlli obbligatori. A seconda del sistema, un operatore può confermare il completamento, inserire dati di processo, registrare il motivo di una deviazione o firmare elettronicamente una fase. Il sistema può inoltre collegare le istruzioni a un registro elettronico di lotto o a un sistema di esecuzione della produzione.
eSOP e procedure operative standard
Una SOP descrive solitamente un processo approvato, le responsabilità e i controlli a livello procedurale. Un’istruzione di lavoro, invece, suddivide comunemente un’attività in azioni più specifiche sul posto di lavoro. Una versione elettronica può migliorare l’accesso alla versione attuale approvata e facilitare la diffusione delle modifiche, ma il formato elettronico non rende automaticamente il contenuto valido o conforme.
Cosa dovrebbero controllare le organizzazioni?
Le organizzazioni di norma regolano le fasi di redazione, revisione, approvazione, controllo delle versioni, date di entrata in vigore, accesso, formazione e ritiro delle istruzioni obsolete. Per le attività soggette a regolamentazione, valutano inoltre se siano necessarie dichiarazioni di accettazione o firme elettroniche, quali documenti debbano essere conservati e se il sistema sia utilizzato nell’ambito di un processo regolamentato. Il sistema deve essere conforme all’uso previsto e ai requisiti applicabili.
Tra le misure di implementazione utili figurano la definizione delle istruzioni in collaborazione con gli operatori, la distinzione tra passaggi obbligatori e informazioni contestuali utili, l’utilizzo di criteri di accettazione chiari e il test delle eccezioni, quali la mancanza di materiali o valori fuori intervallo. Le modifiche devono seguire i processi relativi alla documentazione e al controllo delle modifiche, con l’aggiornamento della formazione o delle qualifiche ove necessario.
Istruzioni elettroniche nella produzione
In un flusso di lavoro di produzione digitale, le istruzioni approvate possono essere associate a un prodotto, a una ricetta, a un’operazione, a un’attrezzatura o a un ordine di produzione. Quando sono collegate a un registro di lotto, le fasi completate e i valori registrati possono diventare parte della cronologia di produzione. Il livello di integrazione varia: una schermata che visualizza un PDF è diversa da un flusso di lavoro che acquisisce prove dell’esecuzione controllata.
Le istruzioni di lavoro in formato elettronico possono ridurre il ricorso a copie cartacee non controllate e rendere più agevole seguire le indicazioni in officina. La loro efficacia dipende da contenuti accurati e fruibili, nonché da una governance adeguata, da una formazione adeguata e da controlli di sistema adeguati.