Benefit Tracker: software de seguimiento del ahorro de costes para el sector manufacturero
El verdadero valor de una inversión en software de fabricación se mide tras la puesta en marcha. Benefit Tracker establece una referencia antes de que se produzca cualquier cambio, realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que realmente varían y genera una cifra verificada que tu equipo financiero aprobará sin reservas.
15-30%
reducción del tiempo de inactividad
En las líneas de producción críticas, comparando los resultados con un valor de referencia previo a la implementación, registrado antes de que se realizara ningún cambio.
20%
menos desperdicio de material
Hasta una quinta parte de los residuos de material retirados una vez clasificados como chatarra se atribuye a las condiciones del proceso que, de hecho, los provocaron.
25%
una tramitación más rápida de los pedidos
Las tasas de cumplimiento tras la ejecución y la programación pasaron a basarse en datos reales de producción, en lugar de en estimaciones al final del turno.
100%
de prestaciones con un nivel de referencia
Cada beneficio que se supervisa debe tener un valor de referencia, un responsable, un método de verificación y una fecha de revisión; de lo contrario, no se considera un beneficio.
¿Qué es Benefit Tracker?
Benefit Tracker consiste en el uso de sistemas informáticos y un marco estratégico diseñado para medir, verificar y ampliar el valor de las mejoras operativas y de fabricación. En pocas palabras: convierte la afirmación “el nuevo sistema parece que funciona” en una cifra que resiste el escrutinio del director financiero.
Los beneficios de las mejoras se esfuman por tres razones previsibles, y ninguna de ellas es que la mejora haya fracasado. No había una referencia inicial, por lo que no se puede comparar la situación anterior con la posterior. No había un responsable, por lo que nadie se dio cuenta de cuándo se perdió el beneficio. Y no se había acordado de antemano ningún método de verificación, por lo que los departamentos de operaciones y finanzas acabaron citando cifras diferentes entre sí.
Benefit Tracker resuelve estas tres cuestiones. La parte de software recopila los indicadores clave de rendimiento (KPI) directamente de la producción en tiempo real —tiempo de inactividad, desperdicio, cumplimiento y utilización—, por lo que los datos no dan lugar a discusión. La parte del marco de trabajo se encarga de establecer la línea de base, de realizar las revisiones mensuales y trimestrales, y de gestionar el Centro de Excelencia, que evita que los avances se pierdan una vez que el equipo del proyecto ha pasado a otras tareas.
Un panel de control que se adapta a tu forma de trabajar
Adapta tu espacio de trabajo al modo de trabajar de tu equipo. Añade los módulos que necesites y ten la información más importante al alcance de la mano.
Realiza un seguimiento de los beneficios, los indicadores clave de rendimiento (KPI), los proyectos y las acciones desde una única interfaz clara. Pasa de la información a la acción sin perder el contexto.
Gracias a su navegación sencilla y a su diseño flexible, Accevo facilita la gestión de tareas complejas.
Por qué se esfuman los beneficios de la mejora, y qué lo impide
La mayoría de las plantas pueden citar tres mejoras introducidas el año pasado, pero no saben decir cuánto valía cada una de ellas. No es que las mejoras no funcionaran, sino que nadie anotó cómo era la situación “antes” y, para cuando alguien preguntó, ya no se podía determinar cuál era el punto de referencia.
El seguimiento de los beneficios es, en gran medida, una disciplina contable que gira en torno a un sistema de medición. Si se acuerdan desde el principio la referencia y el método de verificación, la controversia desaparece, lo que además facilita la aprobación de la siguiente inversión.
Sin seguimiento de prestaciones:
- No se ha registrado ningún dato de referencia anterior al cambio, por lo que la comparación «antes y después» es una mera suposición.
- Los departamentos de operaciones y finanzas indican diferentes ahorros para el mismo proyecto
- Los beneficios se van desvaneciendo poco a poco una vez que el equipo del proyecto se traslada a la siguiente obra
- Beneficios que se indican en un cuadro de mando y que nunca aparecen en la cuenta de resultados
- La siguiente inversión se basó en la fe, ya que la anterior nunca se demostró
Con Benefit Tracker:
- Un valor de referencia documentado, obtenido a partir de los datos en tiempo real de la máquina antes de que se produzca cualquier cambio
- Un método de verificación acordado previamente por los departamentos de operaciones y finanzas
- Todas las prestaciones con un titular designado y una fecha de revisión prevista
- Informes mensuales y trimestrales que muestran si la ganancia se mantiene o va disminuyendo
- Una trayectoria contrastada que facilita la elaboración del próximo análisis de viabilidad
Cómo funciona
Cuatro pasos, en este orden. El primero es el que todo el mundo se salta, y es del que dependen los otros tres, porque un beneficio que no se puede establecer como referencia es una mera opinión, por muy bien que se vea el cuadro de mando después.
01
Recopilación de datos y establecimiento de los valores de referencia
Rendimiento previo a la implementación registrado directamente por las propias máquinas —tiempo de inactividad, pérdida de velocidad, material defectuoso, tiempos de cambio de producción y cumplimiento de pedidos—, de modo que el “antes” es un registro y no un recuerdo. Este es el paso que determina si más adelante se podrá demostrar algo.
02
Seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) y cuadros de mando
Visibilidad en tiempo real de los indicadores en los que se basaba el análisis de viabilidad, calculados cada día de la misma forma. El tiempo de inactividad, el desperdicio y el cumplimiento se supervisan de forma continua, en lugar de recalkularse a final de mes.
03
Revisiones e informes periódicos sobre las prestaciones
Auditorías mensuales y trimestrales comparadas con los valores de referencia, en las que se indica la diferencia, se identifica al responsable y se aprueba el resultado. De este modo, se detectan los descensos cuando aún son una tendencia y no una sorpresa.
04
Hoja de ruta para la mejora continua
Lo que indican las cifras contrastadas sobre los próximos pasos: la lista priorizada y presupuestada que convierte un proyecto finalizado en un programa y apunta hacia el estado objetivo del Centro de Excelencia.
Lo que realmente se mide
Los beneficios solo son creíbles si la medición ya existía antes de que surgiera el argumento. Todas las cifras que aparecen a continuación proceden del sistema de producción, y no de una hoja de cálculo que alguien lleva al día.
Equipos: disponibilidad, rendimiento, calidad
El OEE y sus tres componentes por línea, turno, producto y equipo, con las microparadas y las pérdidas de velocidad diferenciadas de las averías. El Plataforma OEE proporciona las cifras; Benefit Tracker las compara con los valores de referencia.
Materiales, energía y mano de obra
Los desechos y las repeticiones de trabajo atribuibles a las condiciones del proceso existentes en ese momento, el consumo de energía en relación con la producción real y las horas dedicadas a la elaboración manual de informes que se han eliminado gracias a la automatización: estos son los ahorros que, con mayor frecuencia, no se tienen en cuenta.
Flujo: cumplimiento, plazo de entrega y trabajo en curso
Índice de cumplimiento de pedidos, cumplimiento de plazos, duración del cambio de línea por cada par de productos y trabajo en curso. Las métricas que determinan si una mejora de la capacidad llega al cliente o se queda en el almacén.
Cómo se clasifica y se verifica una prestación
No todas las ganancias suponen un ahorro de efectivo, y fingir lo contrario es lo que hace que el seguimiento de las prestaciones pierda credibilidad ante el departamento financiero. Clasificar cada prestación con honestidad en el momento en que se registra es lo que garantiza la fiabilidad de todo el libro mayor.
Ahorros sólidos
Reducción de los costes directos – los gastos en material, energía, chatarra, horas extras y servicios externos que se reducen de forma cuantificable y se reflejan en las cuentas.
Verificado con respecto a la línea de referencia – calculado según el método acordado antes de que comenzara el proyecto, y no elegido a posteriori para adaptarlo al resultado.
Aprobado por el departamento de finanzas – la única categoría que debería presentarse siempre como un impacto en la cuenta de resultados.
Reducción de costes y capacidad
Capacidad recuperada – horas recuperadas al eliminar los tiempos de inactividad y las microparadas, valoradas por su margen de contribución únicamente cuando existe demanda para cubrirlas.
Inversión aplazada – la línea, el turno o la máquina que no has tenido que comprar porque el activo existente funciona ahora a una velocidad más cercana a su velocidad nominal.
Etiquetado con sinceridad – reales y declarables, pero que nunca se incluyen en la cifra de ahorro neto.
Beneficios no económicos
Cumplimiento normativo y trazabilidad – pruebas de auditoría generadas como resultado colateral de la producción, y medidas de contención que se limitan a unas horas en lugar de a semanas.
Calidad y seguridad – el rendimiento en la primera pasada, el número de desviaciones y la reducción de la transcripción manual, que es la causa de la mayoría de los errores en los registros.
Gente – Dedicar menos tiempo a reconstruir lo que ocurrió y más a eliminar la causa por la que ocurrió.
Apoyo del Centro de Excelencia
El software mide los beneficios. Son las personas las que evitan que se pierdan. El Centro de Excelencia es la parte de Benefit Tracker que transfiere la responsabilidad sobre la norma de nosotros a vosotros, y es la única versión de este sistema que sobrevive a un cambio de director de planta.
Talleres de mejora
Organiza una sesión con tus equipos de mantenimiento, producción y control de calidad basándote en la lista de pérdidas priorizadas, en lugar de seguir una agenda genérica, de modo que el resultado del taller sea una medida presupuestada con un responsable asignado, y no simplemente una pizarra de papel.
Una evaluación comparativa que realmente signifique algo
Vuestras líneas en comparación entre sí, vuestras plantas en comparación entre sí y con respecto a plantas similares que gestionamos en otros lugares. La diferencia entre vuestro mejor turno y vuestro turno medio suele corresponder a la capacidad más económica de la que disponéis.
Orientación y responsabilidad sobre los KPI
Tu equipo se ha formado para analizar, cuestionar y defender las cifras por sí mismo, además de recibir actualizaciones continuas del marco de trabajo a medida que se amplía el alcance, de modo que la revisión siga llevándose a cabo incluso cuando dejemos de participar en ella.
¿Qué está detrás de las cifras?
Benefit Tracker no recopila datos por sí mismo. Se integra con los módulos que ya gestionan tu planta, por lo que las cifras coinciden con lo que se observa en la planta de producción, en lugar de contradecirlo.
OEE y microparadas
Disponibilidad, rendimiento y calidad a partir de las señales de las máquinas, con detección automática de paradas breves: la fuente de la mayor parte de las ventajas en materia de reducción del tiempo de inactividad.
Ejecución del MES
El seguimiento de los pedidos, la validación de materiales, la trazabilidad y la producción confirmada aportan pruebas de las ventajas que ofrecen en cuanto al cumplimiento de los pedidos y el respeto de los plazos.
Mantenimiento (CMMS)
Frecuencia de fallos, tiempos de respuesta y reparación, y relación entre mantenimiento planificado y reactivo: ahí es donde se hacen evidentes las mejoras en la fiabilidad.
Energía (EMS)
El consumo está correlacionado con la producción real, por lo que el ahorro energético se expresa por unidad producida, en lugar de como un total mensual fijo.
Calidad (SGC)
Los desechos, las repeticiones, las desviaciones y el rendimiento en la primera pasada se atribuyen a las condiciones que los provocaron, y no se limitan a contabilizarse.
Documentación sin papel
Horas dedicadas a la elaboración manual de informes y a la documentación eliminadas: un ahorro que casi todos los análisis de viabilidad olvidan tener en cuenta.
Beneficios evaluados en todos los sectores manufactureros
PRODUCTOS DE GRAN CONSUMO
Elimine residuos, reduzca las paradas y mejore la OEE en 5%
Tabaco
Elimine las microparadas y el trabajo innecesario
Ciencias de la vida
Un sistema validado que apoya el cumplimiento
Fabricación discreta
Reducción de residuos y errores y mejora de las operaciones
¿Quién utiliza el libro mayor de prestaciones?
Responsable de Mejora Continua
Deja de volver a establecer la referencia para cada evento. Las pérdidas ya están clasificadas y cuantificadas, por lo que una semana de Kaizen comienza con las tres principales y termina con una cifra verificada, en lugar de con una diapositiva. Consulta nuestro herramientas de mejora continua.
Director de Operaciones
Una visión coherente de lo que cada planta ha obtenido realmente, en la que la disminución de los beneficios se aprecia como una tendencia y no como una sorpresa a final de año, así como definiciones comparables de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en todas las plantas.
Director financiero y socio comercial en el ámbito financiero
Los ahorros se clasifican de forma transparente en «ahorros reales», «evitación de costes» y «beneficios no financieros», calculados mediante un método acordado previamente. Por eso, la próxima solicitud de inversión se aborda como una conversación y no como una discusión.
Casos de éxito de clientes
Asientos de avión RECARO
Se ha eliminado el papel del montaje de los asientos de los aviones
Las instrucciones de trabajo digitales y los registros electrónicos sustituyeron al flujo de documentación en papel en el montaje de asientos; la reducción de las horas dedicadas a la documentación se consideró una ventaja, en lugar de algo que se daba por sentado.
Bormioli Pharma
100 máquinas conectadas para la supervisión en tiempo real del OEE
La conectividad de las máquinas y el OEE en tiempo real en la mayor planta italiana de Bormioli proporcionaron a cada línea una referencia fiable de rendimiento, requisito imprescindible para poder hacer un seguimiento de cualquier beneficio.
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Preguntas frecuentes
Explicación del seguimiento de beneficios en el sector manufacturero
Benefit Tracker consiste en el uso de sistemas de software y un marco estratégico diseñado para medir, verificar y ampliar el valor de las mejoras operativas y de fabricación. Combina un software de seguimiento del ahorro de costes con un marco de revisión que incluye el establecimiento de valores de referencia, el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), revisiones periódicas de los beneficios y una hoja de ruta de mejora continua.
El software de seguimiento del ahorro de costes registra el valor financiero y operativo de las iniciativas de mejora en comparación con una referencia documentada. En el sector manufacturero, obtiene sus cifras a partir de datos de producción en tiempo real —tiempo de inactividad, desperdicio, cumplimiento, energía y mano de obra— en lugar de hojas de cálculo actualizadas manualmente, lo que hace que las cifras resultantes sean defendibles.
Hay tres razones, y ninguna de ellas es que la mejora haya fracasado: no se registró ningún dato de referencia antes del cambio, por lo que no se puede comparar la situación anterior con la posterior; no se asignó a nadie la responsabilidad, por lo que el deterioro pasó desapercibido; y no se acordó de antemano ningún método de verificación, por lo que los departamentos de operaciones y finanzas acabaron dando cifras diferentes.
Antes del proyecto, no después. La situación de referencia solo puede registrarse mientras el "antes" siga existiendo; una vez que el nuevo sistema esté en funcionamiento, el rendimiento previo a la implementación ya no existe y cualquier cifra que se obtenga a partir de entonces será una estimación.
Los ahorros tangibles son reducciones directas de costes que se reflejan en las cuentas: material, energía, desechos, horas extras y gastos externos. La prevención de costes consiste en la recuperación de capacidad o el aplazamiento de inversiones: es algo real y cuantificable, pero solo tiene valor económico cuando existe demanda para aprovecharlo. Mezclar ambos conceptos es la forma más rápida de perder la confianza del departamento financiero en todo el libro mayor.
Es útil, pero no es obligatorio. Benefit Tracker se integra con los módulos que gestionan tu planta: OEE, MES, CMMS, EMS, QMS y documentación digital. Cuando falte una fuente de datos, te indicaremos qué beneficio no se puede verificar, en lugar de realizar una estimación.
La parte del marco de trabajo de Benefit Tracker: talleres de mejora con tus equipos de mantenimiento, producción y control de calidad; análisis comparativo entre tus líneas de producción y centros; asesoramiento para que tu equipo asuma la responsabilidad de los KPI; y actualizaciones continuas a medida que se amplía el alcance. Es lo que hace que la responsabilidad sobre el estándar pase de nosotros a vosotros.
Mensualmente para los indicadores clave de rendimiento (KPI) operativos y trimestralmente para la revisión formal de beneficios con el departamento de finanzas. En cada revisión se compara con la referencia documentada, se analiza el motivo de la diferencia y se registra si la ganancia se mantiene, aumenta o disminuye.
Benefit Tracker es la capa de medición y verificación que rodea a un programa de mejora continua. El trabajo de mejora en sí mismo —Lean, Kaizen, Six Sigma, PDCA— se trata en nuestra mejora continua página; Benefit Tracker es lo que demuestra que ha funcionado y evita que las ganancias se vayan mermando poco a poco.
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